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Das Ende von Papier- und PDF-Rechnung naht

Das Wachstumschancengesetz ist vom Kabinett beschlossen und damit – was viele nicht wissen – auch die verpflichtende Verwendung elektronischer Rechnungen ab 2025 – mit weitreichenden Auswirkungen auf alle Selbstständigen. Ab 2028 sollen die Rechnungsdaten zudem parallel dem Finanzamt gemeldet werden.
Ab 1.1.2025 muss jeder Selbstständige elektronische Rechnungen annehmen. Aber eRechnungen sind – anders als du vielleicht denkst – keine PDFs, die man per E-Mail verschickt. Sie können vielmehr auch nur aus einer XML-Datei bestehen und erfordern zum Lesen und Weiterverarbeiten eine dafür geeignete Software.

Zunächst das Wichtigste im Überblick

• Ab 1.1.2025 muss jedes Unternehmen und jeder Selbstständige elektronische Rechnungen annehmen. Aber eRechnungen sind – anders als du vielleicht denkst – keine PDFs, die man per E-Mail verschickt. Sie können vielmehr auch nur aus einer XML-Datei bestehen, erfordern also eine neue Software zum Lesen und Weiterverarbeiten. Und sie kommen auch nicht unbedingt per E-Mail zu dir.
• Während bisher – zumindest nach dem Gesetzeswortlaut – eine Zustimmung des Empfängers nötig ist, um jemandem eine PDF-Rechnung zu schicken, ist im Jahr 2025 umgekehrt eine Zustimmung nötig, um Geschäftskunden noch Papier- oder PDF-Rechnungen zukommen zu lassen und ab 2026 sind im B2B-Bereich nur noch elektronische Rechnungen erlaubt. Es empfiehlt sich deshalb, schon 2024 die Art und Weise anzupassen, wie du Rechnungen stellst.
• Schon jetzt ist es nur sehr eingeschränkt zulässig, Rechnungen alleine mit Word oder Excel zu erstellen. Das wird künftig B2B gar nicht mehr zulässig sein – technisch wie rechtlich. Statt dessen wirst du als Selbstständiger wohl auf Faktura- oder Buchhaltungssoftware bzw. -dienste zurückgreifen müssen, sofern es nicht eine kostenlose staatliche Alternative gibt und du diese nutzt.
• Auch jetzt schon darf man Fehler in einer Rechnung nicht einfach überschreiben und  die korrigierte Rechnung versenden, sondern muss ein Korrekturdokument versenden oder die ursprüngliche Rechnung stornieren und eine neue Rechnung erstellen. Nicht jeder Selbstständige macht das so, aber im B2B-Bereich führt künftig an Stornos wohl kein Weg mehr vorbei.
• Nach erfolgreicher Umstellung haben die Kunden – insbesondere solche, die viele Rechnungen erhalten – den Vorteil, dass sie die Rechnungen besser automatisiert weiterverarbeiten können. Bisher kommt OCR-Schrifterkennung zum Einsatz, die eingescannte oder PDF-Rechnungen auf die benötigten Informationen absuchen, was aber fehleranfällig ist. Bei echten elektronischen Rechnungen werden alle wichtigen Informationen digital in strukturierter Form übergeben und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern damit stark reduziert.
• Bei ausländischen Kunden wird man sich künftig nicht nur Gedanken machen müssen, ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer anfällt, sondern auch in welchem Format und auf welchem Weg die Rechnung zu übermitteln ist.
• Denn es ist alles andere als sicher, dass der Austausch von Rechnungen mit Geschäftskunden künftig noch per E-Mail möglich sein wird. Wahrscheinlicher ist, dass dafür entweder der Staat ein zentrales System bereit stellt, das genutzt werden muss (so ist es in Italien geplant) oder mehrere, untereinander verbundene private Anbieter den Austausch der Rechnungen organisieren.
• Ausnahmen gelten laut Wachstumschancengesetz für Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen an Privatkunden und Fahrscheine. Diese dürfen weiterhin in Papier- und PDF-Form gestellt werden. Das heißt aber auch: Wenn man Privat- und Geschäftskunden hat, muss man zwangsläufig mit unterschiedlichen Arten von Rechnungen hantieren.
• Die Lösung könnten hybride Rechnungen sein, die aus einer PDF- und einer XML-Datei bestehen bzw. diese beiden Formate sogar in einer Datei zusammenführen.
• Mit der Verpflichtung, eRechnungen zu stellen, verbinden Deutschland und die anderen europäischen Staaten noch ein ganz anderes Ziel. Mindestens der für das Finanzamt relevante Teil der Rechnungsinformationen muss ab 2028 zeitgleich mit dem Rechnungsversand auch an das Finanzamt übermittelt werden. Dadurch will der Staat Steuer- und insbesondere Umsatzsteuerbetrug stark einschränken. Welche Rechnungsinformationen an das Finanzamt übermittelt werden, darüber wird es sicher noch heiße Diskussionen geben.
• Die unter 7. erwähnte/n staatliche bzw. privaten eRechnungs-Plattformen werden die Rechnungen auf Plausibilität prüfen, die vorgeschriebenen Daten extrahieren und an die Finanzverwaltung melden, so dass eine doppelte Übermittlung von Rechnungen entfällt.

Autor: Dr. Andreas Lutz – VGSD

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